Kontingentopkrævning - 9 spørgsmål og svar

KlubOffice tilbyder kontingentopkrævning via abonnement, hvor pengene trækkes automatisk på medlemmernes kreditkort. Det gør det lettere at få flere kontingentkroner i kassen. Vi har samlet 9 spørgsmål og svar til jer.

1. Hvorfor er det smart?

Penge trækkes automatisk på medlemmets betalingskort, når han/hun først er tilmeldt abonnementsordning. Det er altså medlemmet, der skal lave en aktiv handling for ikke at betale, når han/hun først er tilmeldt.

Det sparer en masse tid for jeres kasserer, at betalingerne automatisk opkræves. Desuden kan man bogføre alle betalingerne med få klik.

Systemet kan også sættes op til automatisk at spærre medlemmer for holdkort, hvis de ikke får betalt til tiden. Når de betaler låses de automatisk op igen. Det sikrer jer flere betalende medlemmer, da de mærker en konsekvens ved ikke at betale. Træneren kan ikke vælge spillerne på holdkortet, og han/hun kan se hvorfor.

Når medlemmerne er tilmeldt abonnement, er det dem, der skal lave en aktiv handling for ikke at betale (skal melde sig ud). Det er altså ikke jer som klub, der skal bruge tid på at jagte deres betalinger. Det gør en stor tidsmæssig forskel!

Betalinger foretaget af medlemmet kan ses i KlubOffice med det samme.

2. Hvordan bliver medlemmer tilmeldt abonnementsordningen?

Ved første kontingentkørsel modtager medlemmerne en mail med et betalingslink. Når de betaler tilmeldes de automatisk betaling.

Systemet kan også sættes op, så medlemmer kan indmelde sig og betale direkte via jeres hjemmeside. Ved betaling her tilmeldes de også den automatiske kontingentkørsel.

3. Koster det penge?

Ja, men I sparer en masse tid, og I får med stor sandsynlighed flere kontingentpenge i klubkassen.

Faktisk oplever de fleste klubber en samlet besparelse ved at skifte til de automatiske kontingenter.

Brug af selve KlubOffice-økonomimodulet er indeholdt i det IT-bidrag, I som klub i forvejen betaler. Der er altså ingen merudgifter til DBU.

Men, der er nogle udgifter til de leverandører, der står for selve betalingerne:
  • Obligatorisk aftale med QuickPay (selve betalingsvinduet): 149,-/måned + 0,25 kr. pr. transaktion ved flere end 250 transaktioner pr. måned (de første 250 er gratis)
  • Obligatorisk aftale med Clearhaus (betalinger med VISA-kort og Mastercard): 1,25 % i gebyrer på betalinger
  • Valgfri aftale med NETS (betalinger med Dankort): 
    • Oprettelse: 250,- 
    • Årsabonnement: 1.000,-
    • Gebyr pr. betaling: 1,39 pr. transaktion*
  • Valgfri aftale om MobilePay: 49,-/måned + 1 kr. i gebyr pr. betaling
    *En del klubber vælger at hæve deres kontingent med f.eks. 5 kr. for at få meromkostningen dækket.

    Samlet set kan økonomi meget sjældent være et godt argument for ikke at benytte systemet.

    4. Hvad hvis medlemmet får nyt kort?

    Så registrerer systemet selv, at betalingen ikke kan gennemføres, og der sendes automatisk en mail til medlemmet med et betalingslink. Når medlemmet betaler via linket, bliver han/hun igen en del af det automatiske kontingent med sit nye kort.

    5. Hvordan sikrer vi os, at vi ikke sender kontingenter til personer, der ikke skal have det?

    En lille uges tid før kontingenterne trækkes, modtager klubben en mail fra KlubOffice om det. Klubben kan således nå at tjekke sin medlemsdatabase igennem inden, der udsendes kontingenter.

    Udmeldte medlemmer (udmeldt i KlubOffice) kommer ikke med i kontingentkørslen.

    Man kan på det enkelte medlem indlægge rabatter, som systemet automatisk tager højde for. Det kan både være engangsrabatter og blivende rabatter. Man kan også markere medlemmer som kontingentfrie.

    6. Hvad hvis vi kommer til at opkræve et medlem ved en fejl?

    Så er det let at tilbageføre betalingen direkte til medlemmets kort og bogføre det korrekt i systemet.

    7. Kan vi dele betalingen i mindre bidder?

    Ja, I kan dele betalingen op i så mange rater, som I ønsker.

    8. Er det sikkert?

    Ja, medlemmernes kortoplysninger modtager hverken klubben eller DBU. De behandles fortroligt og sikkert af QuickPay og NETS, der står bag betalingsløsningerne. Det er ligesom at betale i en hver anden netbutik.

    9. Hvordan kommer vi godt i gang?

    Da alle medlemmer modtager en mail med betalingslink ved første kontingentkørsel, er det vigtigt at sikre sig så mange korrekte mailadresser som muligt. Uddeleger evt. den opgave til trænerne på det enkelte hold. Selvom de efter første betaling skifter mail, trækkes fremtidig betalinger fortsat. Medlemmet vil blot ikke modtage en notifikationsmail om betalingen. Man kan skrive sig ud af, at det er medlemmets eget ansvar, at klubben har den korrekte mail.

    Det er desuden en god ide, at sende en mail til medlemmerne forud for første betaling, så de er trygge ved det. Teksten fra denne side kan evt. kopieres og tilpasses til jeres klub.

    Vi anbefaler KLART (!), at man får hjælp af en økonomisupporter, som kommer ud i klubben, og hjælper jer med at sætte det hele op. Så er I sikre på, at det spiller, og at I får det maksimale ud af systemet. Læs mere om det og bestil en økonomisupporter her - kurset er GRATIS! Vi tilbyder også at komme forbi jer efter den første automatiske kontingentkørsel, så vi kan hjælpe jer med råd og vejledning til, hvordan I kommer godt videre.

    Har I spørgsmål til det nye kontingentsystem, så kontakt DBU IT på support@dbu.dk eller tlf. 43265455.