Kontingentopkrævning

KlubOffice tilbyder kontingentopkrævning via abonnement, hvor pengene trækkes automatisk på medlemmernes kreditkort. Det gør det lettere at få flere kontingentkroner i kassen.


____________________________________________________________

Kontingentopkrævning kan være en tidskrævende proces i klubben. Dels skal de udsendes, og dels skal der følges op, når folk ikke betaler. Det nye system gør den proces lettere.

Det har de oplevet i TIF Faaborg:

- Det er blevet væsentligt lettere for os at opkræve kontingent, nu hvor vi lige har lært systemet at kende, og det fungerer rigtig godt. Vi har kun én person ud af vores 107 medlemmer, som ikke har betalt, så vi har både sparet tid og fået langt flere kontingentkroner i kassen end tidligere, forklarer Kenneth Christensen, som er kontingentansvarlig i klubben, og fortsætter:

- Det tager selvfølgelig lidt tid at få det hele sat op, men der er hjælp at hente hos KlubOffice-supporten, og nu kører det bare. Jeg fik hjælp én gang, og resten klarede jeg selv. Så det er noget, de fleste vil kunne gøre. 

Hvad er nyt?
Kontingentopkrævningen foregår via KlubOffice, og det ligner på mange måder det kontingentsystem, som mange klubber allerede bruger og kender.

Det nye er, at man nu kan koble en abonnementsordning til sin kontingentopkrævning - uden meromkostninger i forhold til online betaling, som man kender det i dag. 

Fordelene er: 
  • Kontingenter udsendes automatisk på en eller flere datoer, som klubben angiver
  • Klubben kan let dele kontingentbetalingen op i mindre bidder - så det f.eks. bliver lettere for studerende at betale
  • Kontingentbeløbet trækkes automatisk fra medlemmets kreditkort, når han/hun er tilmeldt abonnementet
  • Man kan vælge om tilmelding til abonnementsordningen skal være obligatorisk eller en mulighed for medlemmet
  • Når medlemmet er tilmeldt abonnementet skal vedkommende aktivt afmelde betalinger, hvis han/hun ikke mener at skulle betale
  • Medlemmer adviseres automatisk via mail et par dage før betaling
  • Man kan løbende se, hvor mange og hvem, der har betalt
  • Bogførigen af indbetalinger er enkel og hurtig at lave
Alt i alt skulle det gerne gøre kontingentopkrævningen mere smidig for klubberne.

Sådan fungerer det i praksis
Klubben opretter de kontingentkørsler, den ønsker. Det kan f.eks. være en kontingentkørsel med opkrævning hvert halve år eller hver måned. Den kobles til et hold eller en afdeling.

Første gang medlemmerne skal opkræves modtager de en mail med et betalingslink. Har man som klub valgt at abonnementsordningen skal være obligatorisk tilmeldes de samtidig med betaling. Fremover vil de blot få en mailadvisering om forestående betaling, mens selve kontingentet automatisk trækkes på deres kort.
Eksempel
Klubben opretter en kontingentkørsel på kr. 1.200,- med månedlig opkrævning, som den kobler til U19 holdet/afdelingen. Alle spillere, der er placeret på U19 holdet/afdelingen i KlubOffice får første gang en mail med en opkrævning på kr.  100,-. Når de betaler tilmeldes deres kort samtidig abonnementsordningen, og fremadrettet trækkes automatisk kr. 100 hver måned fra deres kort. Dette krræver naturligvis, at klubben har aktiveret abonnementsordningen og gjort den obligatorisk for medlemmerne.
Man skal altså sørge for, at man har korrekte mailadresser på alle medlemmer. Giv evt. træneren til opgave at indhente dem (OBS på at få forældrenes mail, hvis det er dem, der skal betale).

Hvad hvis medlemmet skifter betalingskort eller melder sig ud?
Skifter medlemmet betalingskort får de automatisk en ny opkrævningsmail med et betalingslink, næste gang klubben udsender kontingent. Når medlemmet betaler med sit nye kort, tilmeldes det automatisk til abonnementsbetalingen.

Hvis medlemmet er blevet meldt ud, kommer vedkommende ikke med i kontingentopkrævningen. De behøver med andre ord ikke framelde deres kort/abonnement.

Kom godt igang
For at komme i gang er der et par steps, man skal igennem for at få det hele op at køre. Se dem her.

Som klub kan man få hjælp til opsætning af systemet (og økonomidelen i KlubOffice generelt) via KlubOffice-økonomikurserne.

Har I spørgsmål til det nye kontingentsystem, så kontakt DBU IT på brian@dbu.dk eller tlf. 43265455.

Skriv en kommentar

Skriv kommentar (Kræver login)

2

  • Hej Annie

    Beklager det sene svar. Du skal spørge i dine børns fodboldklub.

    Mvh.
    Jacob Skov
    08. december 2016, 13:53    
    Jacob Skov


  • Har en datter mere der gerne vil gå til fodbold, hendes storesøster går der også.. er der søskendes rabat? Og hvor betaler jeg for nr 2? Mvh anja stæhr
    24. oktober 2016, 16:11    
    Anine Stæhr torp