FAQ om persondata i dansk fodbold
Her kan I se svarene på de mest stillede spørgsmål omkring persondata i dansk fodbold. Såfremt du har spørgsmål, hvor svaret ikke findes i nedenstående FAQ, så kontakt os venligst på persondata@dbu.dk.
Ofte stillede spørgsmål om GDPR i klubben
Gælder GDPR også for en lille, frivilligdrevet fodboldklub?
Ja. GDPR gælder også for små, frivilligdrevne fodboldklubber, når klubben behandler personoplysninger om fx medlemmer, spillere, trænere, frivillige og forældre.
Det afgørende er ikke klubbens størrelse, men at klubben behandler personoplysninger.
Hvilke oplysninger må klubben registrere om medlemmerne?
Klubben må registrere de oplysninger, der er relevante og nødvendige for at administrere medlemskabet og klubbens aktiviteter.
Det kan fx være navn og kontaktoplysninger, indmeldelsesdato, kontaktoplysninger på forældre, roller i klubben, certifikater, kampdata, karantæner og betalingsoplysninger.
CPR-numre, helbredsoplysninger og andre oplysninger med særlig beskyttelse bør kun registreres, når der er et konkret behov og et lovligt grundlag.
Klubben bør ikke indsamle flere oplysninger end nødvendigt og skal slette oplysninger, når der ikke længere er behov for dem.
Må vi dele medlemslister med trænere og holdledere?
Ja, når oplysningerne er nødvendige for, at træneren eller holdlederen kan udføre sin funktion/opgave.
Adgangen bør begrænses til de personer og oplysninger, der er nødvendige.
Må klubben lægge billeder og videoer af spillere på hjemmeside og sociale medier?
Ja, det kræver ikke altid samtykke. Klubben skal altid overveje billedets karakter, formålet med offentliggørelsen og den sammenhæng, det er taget i.
Almindelige og harmløse situationsbilleder eller klip fra fx kampe, træning og klubarrangementer kan ofte offentliggøres uden samtykke. Er et billede derimod udstillende eller følsomt, kan der være behov for samtykke.
Vær særligt opmærksom på billeder af børn og unge, og gør det let for spillere og forældre at sige fra.
Hvad gør vi, når et medlem stopper i klubben?
Klubben skal tage stilling til, hvilke oplysninger der fortsat er behov for at gemme, og hvilke der skal slettes. Bogføring skal gemmes i 5 år, jf. Bogføringsloven.
Personoplysninger må ikke gemmes alene med den begrundelse, at klubben måske får brug for dem senere.
Hvad gør vi, hvis personoplysninger kommer i de forkerte hænder?
Det kan være et brud på persondatasikkerheden. Det kan fx ske, hvis en medlemsliste sendes til den forkerte modtager, en computer bliver stjålet, eller uvedkommende får adgang til klubbens systemer.
Klubben bør reagere hurtigt, begrænse skaden og dokumentere hændelsen. I nogle tilfælde skal bruddet anmeldes til Datatilsynet uden unødig forsinkelse og om muligt inden 72 timer.
Sørg for, at I har en procedure ved brud på datasikkerheden. I kan læse mere på Datatilsynets hjemmeside her.
Skal klubben have databehandleraftaler?
Ja, når en ekstern leverandør behandler personoplysninger på klubbens vegne.
Klubben bør have overblik over sine leverandører og sikre, at de nødvendige aftaler er på plads.
Datatilsynets databehandleraftaleskabelon findes her.
Hvor længe er kampoplysninger og kontaktoplysninger offentligt tilgængelige på DBU's og Lokalunionernes hjemmesider?
Kampoplysninger, kampstatistik og holds kontaktoplysninger ligger tilgængelig for den aktuelle sæson samt senest afsluttede sæson, hvorefter de relevante oplysninger fjernes fra hjemmesiderne.
