FIFA Clearing House – EPP-proces og betaling

FIFA Clearing House er et betalingssystem oprettet af FIFA, som har til formål at centralisere, automatisere og sikre korrekte betalinger mellem klubber i forbindelse med udløsning af FIFA Training Rewards (træningskompensation og solidaritetsmidler) i internationale spillertransaktioner.

Alle sager om træningskompensation og solidaritetsmidler (FIFA Training Rewards) med international dimension behandles gennem FIFA Clearing House-systemet, herunder:

• Internationale professionelle transfers registreret i FIFA TMS
• Nationale professionelle transfers, hvor spilleren tidligere har været registreret i udenlandsk(e) klub(ber) i alderen 12–23 år
• Statusændringer fra amatør til professionel, hvor spilleren tidligere har haft udenlandske klubregistreringer i alderen 12–23 år.

Før der kan ske udbetaling via FIFA Clearing House gennemgår en sag - lidt forenklet – to overordnede processer, som administreres af hhv. FIFA og betalingsenheden, FIFA Clearing House SAS:

1. Electronic Player Passport (EPP) – fastlæggelse af spillerens registreringshistorik via FIFA:

Denne del foregår i FIFA’s Transfer Matching System og har til formål at kortlægge og verificere registreringshistorikken for den relevante spiller.

Oplysninger om en spillers registreringshistorik fra DBU’s systemer bliver automatisk overført til FIFA TMS gennem en systemintegration. DBU’s administration efterser disse oplysninger og retter, hvis DBU bliver opmærksomme på fejl i oplysningerne.

Klubber, som har adgang til FIFA TMS, har selv ansvar for at efterse, at oplysningerne angivet i EPP’et er korrekte, og oplyse DBU om eventuelle fejl heri. 

Når EPP’et er endeligt godkendt, foretages beregning af det præcise beløb, som de berettigede klubber har krav på – enten i form af træningskompensation eller solidaritet.

2. Onboarding og compliance – verificering af klubben forud for udbetaling via FIFA Clearing House SAS:   

Denne del foregår i FIFA Clearing House Client Portal og kræver indsamling og fremskaffelse af oplysninger og dokumentation om klubben som juridisk enhed i overensstemmelse med finansielle regler for internationale pengetransaktioner. 

DBU’s administration har ikke indblik i den enkelte danske klubs onboarding eller complianceproces, idet denne foregår mellem FIFA Clearing House og klubben. DBU har lavet en vejledning, som har til formål at vejlede de danske klubber om den dokumentation, FIFA Clearing House-betalingsenheden typisk efterspørger.

1. Electronic Player Passport (EPP)

Når en transfer eller kontraktregistrering indberettes til FIFA, indhenter FIFA automatisk spillerens registreringshistorik fra tidligere forbund via TMS, og der genereres et EPP.

EPP‑processen gennemløber følgende faser:

1.      Pending (10 + dage)
Sagen oprettes automatisk, og deltagende klubber og forbund kan kontrollere data og forberede dokumentation.

2.  Review (15 dage)
Sagen åbnes for manuel redigering, og nødvendige oplysninger og dokumenter kan uploades af forbund og involverede klubber.

3.      Validation (ikke defineret tidsperiode)
Sagen lukkes for redigering og sendes til FIFA til gennemgang og verifikation.

4.  Completion (efter behov - ofte kort frist)
Sagen åbnes igen med opdaterede registreringer. Klubber skal her uploade eventuelle erklæringer om fraskrivelse af træningskompensation samt dokumentation for kontrakttilbud, hvor relevant.

5.  Final Validation (efter behov - ikke defineret tidsperiode)
FIFA verificerer ændringer og indsendt dokumentation og kan evt. anmode om yderligere oplysninger.

6.    Approved
FIFA udsteder en EPP‑afgørelse, som fastslår, hvilke klubber der er berettiget til træningskompensation og/eller solidaritetsbidrag, og evt. et Allocation Statement, der angiver de beløb, der skal ind- og udbetales.

Når Allocation Statement er udstedt, påbegyndes onboarding- og complianceprocessen hos FIFA Clearing House med henblik på betaling.

Det er ikke altid, at en EPP-afgørelse bliver fulgt op af et allocation statement. Et allocation statement bliver kun udstedt, når der er sket betaling. Er der tale om en transfer, hvor ”transfersummen” udgøres af f.eks. betingede transfergebyrer og/eller videresalgsklausuler, vil der ikke nødvendigvis nogensinde ske betaling, medmindre de pågældende betingelser og/eller klausuler bliver opfyldt.

2. Onboarding og compliance

For at kunne modtage eller betale midler via FIFA Clearing House, skal klubber gennemføre en onboarding og compliance‑proces, hvor klubbens juridiske og økonomiske oplysninger verificeres.

Processen omkring onboarding igangsættes, når klubben første gang er involveret i en sag med betalingsforpligtelse eller betalingsret.

Onboardingen gennemløber følgende faser:

1. Registrering i FIFA Clearing House‑portalen (kun første gang en klub er involveret i en betaling)

Klubben modtager en e‑mailinvitation til FIFA Clearing House Client Portal og registreringen skal herefter gennemføres inden 15 dage.

2. Indsamling af data og dokumentation

Når klubben er blevet registreret, vil klubben blive bedt om at uploade dokumentation direkte i portalen senest 30 dage efter registrering.

Du kan finde mere information om de krav, FIFA Clearing House stiller til dokumentationen i vores vejledning til onboarding-processen.

3. Compliance‑vurdering

FIFA gennemgår den indsendte dokumentation. Når alle krav er opfyldt, bliver klubben formelt onboarded i FIFA Clearing House.

4. Terms and Conditions-underskrivning 

Når onboarding er godkendt, skal klubbens juridiske repræsentanter underskrive FIFA Clearing Houses Terms and Conditions. Dette skal ske inden 14 dage.

Betaling

Når den betalende og den berettigede klub er onboarded, starter betalingsprocessen for det enkelte EPP.

• Betalende klubber modtager en betalingsanmodning i portalen og skal gennemføre betalingen inden 30 dage.
• Berettigede klubber kan følge forventet betalingstidspunkt under “Payments to Receive” i portalen.

Alle betalinger kan følges i FIFA Clearing House‑portalen.

Det er alene nødvendigt at blive onboardet til portalen én gang, mens compliance-processen løbende vil blive efterspurgt af FIFA Clearing Houses betalingsenhed for at sikre, at den enkelte klub fortsat kan verificeres, så betalingsenheden kan ekspedere ind- og udbetalinger i overensstemmelse med lovgivningen.

Hvad skal I som professionel klub (m. TMS-adgang) være obs på i EPP-processen: 

• Holde øje med registreringer i EPP, herunder at det er den relevante enhed (hhv. moderklub og/eller selskab/overbygning) der er registreret i EPP’et. 
• Uploade waivers, hvis I har aftalt med en spillers tidligere klub, at de fraskriver sig kompensation.
• Uploade kontrakttilbud (eller anden dokumentation), hvis I vil gøre krav på træningskompensation, når skiftet sker inden for EU/EØS.
• Rettidigt gennemfører betalinger og upload af kvitteringer for transferbeløb.
• Være opmærksom på mails fra FIFA og FIFA Clearing House.

Hvad skal I som breddeklub (u. TMS-adgang) være obs på i relation til EPP-processen: 

• Ajourføre data omkring spilleres registrering i KlubOffice, så DBU kan give korrekte oplysninger videre til FIFA og de reelle træningsklubber modtager træningsmidler.
• Være opmærksom på de mails i modtager fra DBU vedr. EPP’er.
• Være opmærksom på mails fra FIFA og FIFA Clearing House.
• Ajourføre kontaktoplysninger og brugere i KlubOffice, FIFA TMS, FCH Client Portal og FIFA Legal Portal (når/hvis klubben er registreret)